Tujuh Tips untuk Mengadakan Acara Kantor

Bos Anda berubah kepada Anda dan mengatakan kata yang paling menakutkan setiap karyawan dapat mendengar (singkat "Anda dipecat"): "Saya ingin Anda untuk mengatur acara perusahaan kami tahun ini." Alasan untuk panik? Untuk beberapa, mungkin. Perencanaan acara perusahaan dapat tugas stres - besar, jika Anda belum pernah melakukannya sebelumnya. Tapi tidak harus. Berikut adalah tujuh tips untuk membuat proses lebih mudah.

Tahu anggaran Anda. Menetapkan anggaran Anda sebelumnya sangat penting dalam membimbing perencanaan Anda. Ini mungkin terdengar seperti nasihat jelas, tapi anggaran acara samar yang lebih umum daripada yang Anda akan berpikir dalam beberapa lingkungan kantor. Pastikan Anda tahu persis berapa banyak yang Anda harapkan untuk dibelanjakan. Masukkan semua rincian, seperti makanan, hiburan, sewa lokasi, biaya parkir, asuransi, keamanan, pencetakan, dan perlengkapan.

Tahu siapa yang pergi. Apakah ada orang di kantor dengan alergi terhadap makanan tertentu? Siapa pun yang tidak makan makanan tertentu karena larangan agama? Setiap vegan atau vegetarian? Bagaimana dengan orang cacat? Apakah pekerja akan membawa pasangan dan anak-anak, atau peristiwa ini hanya orang dewasa? Anda harus tahu siapa yang datang untuk mencari lokasi dengan tepat dan rencana akses menu Anda. Ini sering terbaik untuk menyebarkan kuesioner yang alamat pertanyaan ini.

Tinggalkan cukup waktu. Banyak perencana acara baru membuat kesalahan dengan meninggalkan terlalu sedikit waktu untuk merencanakan sebuah event. Jumlah waktu untuk meninggalkan tergantung pada kejadian, tapi berharap untuk mengambil tiga bulan untuk sebagian besar kegiatan yang lebih kecil dan enam bulan untuk satu rata-rata. Membiarkan sesuatu sampai menit terakhir adalah alasan besar mengapa perencanaan event yang jadi stress bagi banyak orang.

Mintalah ide-ide. rekan kerja Anda pasti akan melakukan sedikit menggerutu jika mereka terlibat dalam membuat acara sukses. Jika memungkinkan, mengorganisir sebuah komite perencana yang menjawab untuk Anda. Mereka dapat menjadi kelompok informal yang bertugas menghasilkan ide-ide, pemungutan suara pekerja lain, dan mendapatkan rasa apa peserta ingin melihat. Jika tidak, pingsan kuesioner atau mengatur kotak drop untuk ide-ide. Beberapa mungkin akan realistis, tetapi ada pasti akan beberapa saran bagus juga.

Pramuka untuk makanan. Pada awal perencanaan acara Anda, mengawasi keluar untuk makanan yang baik. Jika Anda seperti sebuah restoran tertentu, tanyakan apakah mereka melayani. Periksa dengan teman-teman di perusahaan lain untuk melihat apakah mereka menyukai makanan di acara terakhir perusahaan mereka. Jika demikian, tanyakan apakah Anda bisa menghubungi penyelenggara acara mereka untuk mendapatkan nama katering.

Mempekerjakan hiburan? Pastikan untuk mendapatkan profesional. Anda mungkin perlu menyewa hiburan untuk acara berikutnya perusahaan Anda. Jika demikian, mintalah penghibur untuk datang untuk sebuah demonstrasi hidup. penghibur Sebagian besar akan mempunyai video untuk mengirim, tapi Anda akan mendapatkan ide yang lebih baik keterampilan mereka dan kehadiran panggung secara langsung.

Hiburan Anda menyewa dapat membuat perbedaan antara peristiwa yang mengesankan dan menyiksa. Bila mungkin, menyewa profesional bukan orang-orang yang menghibur paruh waktu. Ini akan membuat perbedaan besar.

Ketahui tema Anda. Anda harus memiliki gagasan tentang kepribadian perusahaan Anda dan apa yang tepat untuk grup. Sebuah perusahaan lebih konservatif mungkin akan mengharapkan pembicara. Sebuah perusahaan dengan kepribadian yang lebih santai mungkin untuk apa saja, dari penghipnotis untuk musisi rock. Jika ada akan menjadi anak-anak pada acara tersebut, pastikan Anda menyewa performer yang menghibur orang dewasa juga. Hal ini sangat penting, sebagai orang dewasa bosan bisa membawa pesta turun secepat anak-anak bosan. `

Mengantisipasi masalah. Bagian dari pihak yang sukses dan perencanaan event yang memikirkan solusi untuk masalah sebelum terjadi. Sebagai bagian dari proses perencanaan, menulis segala sesuatu ke bawah yang mungkin bisa salah, dari kemungkinan ke aneh. Lalu brainstorming solusi untuk setiap masalah. Jika Anda mengadakan pesta Anda di lokasi outdoor, cuaca pasti dapat menjadi masalah, jadi pastikan untuk merencanakan lokasi hujan. Pastikan Anda memiliki tempat duduk lebih dari yang Anda butuhkan. Dan selalu memiliki setidaknya satu orang di situs yang bersertifikat pertolongan pertama.

Merencanakan acara perusahaan tidak harus mimpi buruk. Dibutuhkan organisasi, keterampilan antisipasi, dan sedikit imajinasi untuk bisa melakukannya dengan benar. Namun keterampilan ini dapat dikembangkan - terutama jika Anda memberi diri Anda cukup waktu untuk merencanakan. Sehingga butuh waktu, menulis anggaran, dan mengambil napas dalam-dalam - acara Anda pasti akan sukses.